6 kinh nghiệm tổ chức tiệc cưới bỏ túi ai cũng cần để có một đám cưới hoàn hảo

1. Dự trù kinh phí

Cưới xin là việc rất tốn kém và nhiều khoản phát sinh vô cùng tận. Trước hết, mọi người phải tính được số lượng tiền mà mình có, hoặc có thể đầu tư cho đám cưới là bao nhiêu để quyết định những việc tiếp theo dễ dàng hơn và không vượt quá ngân sách quá nhiều.

Ví dụ, có 50 triệu chuẩn bị cho đám cưới thì có ít sự lựa chọn hơn là 100 triệu đồng. Các bạn càng có kế hoạch cưới trước bao nhiêu thì càng có nhiều thời gian chuẩn bị cho việc tài chính bấy nhiêu.

Tuy nhiên, chắc là cũng không quá 6 tháng vì nếu còn tới 1 năm nữa mới cưới thì lại… tặc lưỡi “còn lâu", còn nếu muộn quá sẽ không còn chỗ.

2. Chọn địa điểm tổ chức tiệc cưới

Tùy thuộc vào sở thích của cô dâu chú rể mà chọn địa điểm tổ chức. Đầu tiên là ước lượng số khách (không cần phải chính xác hoàn toàn nhưng cũng phải ước lượng để chọn chỗ phù hợp); xác định tiêu chí đặt chỗ: rộng rãi, thoáng mát; sang trọng, lịch sự; ấm cúng hay giá cả phải chăng, gần trung tâm...

Đối với các trung tâm hội nghị tiệc cưới tầm trung bình khá, mức chi phí dành cho mỗi bàn tiệc thường là 4.5 - 5.5 triệu đồng. Đó cũng là mức giá đối với các khách sạn tầm 4 sao. Riêng với những nơi trọng như khách sạn 5 sao quốc tế hay các resort đẳng cấp, mức chi phí sẽ gấp đôi hoặc cao hơn thế tùy theo dịch vụ kèm theo mà cặp đôi muốn chọn.

Với các cặp đôi trẻ, nếu muốn tự mình tổ chức và chi phí chủ động hơn, nên chọn các nhà hàng có không gian nhỏ một chút, sức chứa tầm 50-70 khách, bao trọn nhà hàng, tiệc alacart hoặc buffet 10 món giá trung bình tầm 2.5 – 3 triệu đồng. Ở các thành phố lớn có rất nhiều lực chọn, đa dạng về không gian cho để lựa chọn. Có những nơi mức tiệc chỉ cần 3 triệu đồng bạn đã được tặng thêm phần trang trí tiệc cưới, MC cũng như âm thanh.

Đó là mức giá cho tiệc, bạn có thể “deal” với nhà hàng về cách thức phục vụ nước uống, không sử dụng nước uống theo menu, vì giá thường khá đắt. Hãy chọn cách mang đồ uống từ ngoài vào và trả thêm phí phục vụ theo giờ. Thường chi phi cho phần này khoảng 500. 000 đồng – 1 triệu đồng cho bữa tiệc kéo dài 3 giờ. 

Tại Hà Nội, có thể chia các địa điểm cưới ra theo nhóm sau: 

Top 1: Bao gồm các khách sạn 4, 5 sao xịn và sang như Sofitel, Sheraton, Deawoo…

Nhóm tầm trung: Bao gồm khách sạn Hà Nội, tháp Hà Nội, khách sạn Thắng Lợi, Trung tâm hội nghị quốc gia, Cung văn hóa... Các địa điểm này ở mức tương đối vừa phải. Trung bình khoảng 500.000 đồng/người (tính cả đồ uống).

Nhóm ấm cúng: Có thể kể đến các địa điểm như Vạn Tuế, Vạn Hoa... Ưu điểm là cỗ ngon, không gian ổn, mọi thứ chấp nhận được nhưng nhiều đặc biệt. Tùy thuộc vào số lượng khách để chọn vị trí. 

Tùy theo sở thích và kinh phí để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp.

Nhóm ngoài trời: Ưu điểm của việc tổ chức tiệc cưới ngoài trời là không gian tự nhiên, thoáng đãng, lãng mạn có thể tổ chức tiệc buffet, thực đơn phong phú. Một số địa điểm có thể kể đến như Nhà hàng Long Vĩ, Nhà hàng Softwater, The Matchbox, Sen Hồng, Vườn Bách thảo, Bảo tàng lịch sử quốc gia...

3. Trang trí không gian tổ chức tiệc cưới

Trang trí không gian cưới là phần được cô dâu, chú rể hào hứng nhất. Họ có thể cùng bạn bè và người thân tự tạo nên một không gian rất riêng cho ngày đặc biệt của mình. Nguyên vật liệu, phụ kiện mua khá dễ dàng ở các cửa hàng chuyên dụng hoặc khu chợ lớn.

Chuẩn bị thêm một phần quà nho nhỏ dành cho khách khi ra về cũng là một ý tưởng được nhiều cặp đôi thích thú. Đó có thể là những chiếc bánh cupcake xinh xắn hay một khung ảnh lưu niệm ghi lại khoảnh khắc của khách với cặp đôi ngày hôm đó… 

4. Thời gian tổ chức

Thông thường, ở Hà Nội tổ chức tiệc cưới vào buổi trưa phù hợp để khách mời "tranh thủ" giờ nghỉ làm. Còn ở phía Nam lại chọn buổi tối để cô dâu chú rể lẫn khách mời có nhiều thời gian bên nhau hơn.

Tuy nhiên, các bạn lưu ý, đối với Sài Gòn vào mùa mưa cao điểm (tháng 8-9-10) hãy mời khách vào buổi trưa bạn nhé, chiều tối thường mưa lớn, dù rất thân quen, nhưng giao thông có thể là vấn đề lớn cản trở ngày vui của bạn.

Vào mùa nắng nóng, nhất thiết là chọn buổi tối rồi, tối vừa mát mẻ, tiết trời dễ chịu, khách mời mặc đồ đẹp, không gian trang trí lung linh là thích hợp nhất.

5. Một số điều cần nhớ phải hỏi trước khi đặt nhà hàng

- Về sảnh tiệc: Cần phải đến tận nơi xem trực tiếp để khảo sát về không gian, phòng thay đồ và cả nhà vệ sinh. Không hỏi qua điện thoại hoặc xem trên catalogue.

- Món ăn: Phía nhà hàng sẽ liệt kê ra các món ăn và mâm cỗ ngon hay không phụ thuộc vào lựa chọn của mình. Bạn cần hỏi tham khảo nhà hàng xem những món nào nhà hàng làm ngon nhất và những món nào khách thích ăn nhất. Hoặc cũng có thể bạn đổi món theo yêu cầu và hỏi phía nhà hàng có đáp ứng được không?

Cần hỏi kỹ phía nhà hàng và ký hợp đồng để tránh gây tranh cãi về sau 

- Giá cả: Hỏi kỹ phía địa điểm đặt giá được giữ nguyên hay có thay đổi theo thời điểm, giá đã bao gồm đồ uống, khăn lạnh và kèm thêm ưu đãi như thế nào?

- Phục vụ: Có bao nhiêu nhân viên phục vụ trong tiệc cưới để đảm bảo khi khách cần có nhân viên đáp ứng kịp thời, chỗ để xe có rộng không? có được miễn phí hay không?...

- Trang trí và các dịch vụ: Cách trang trí, nơ bàn ghế màu gì, bánh kem, sân khấu, nhạc, ảnh, chú hề thổi bóng cho trẻ em... có thêm kinh phí không?

- Về thời gian: Có trùng với đám cưới nào khác không? lễ cưới được trang trí khi nào và cô dâu chú rể sẽ đến vào lúc nào? Kết thúc buổi tiệc mấy giờ? Đặc biệt, tất cả các điều khoản cần phải được soạn thảo văn bản và đôi bên ký kết để tránh tranh cãi sau này